Gepubliceerd op 19 februari 2019
Laten we eerlijk zijn: er zijn veel IT’ers die het liefst projecten uitvoeren zonder bemoeienis van gebruikers. Die snappen het vaak niet en stellen lastige vragen. Of toch niet..?
Bestaat er een project zonder gebruikers? Volgens mij niet. Zeker niet als het gaat om IT projecten. Al zou het soms best goed uitkomen als we geen rekening met ze hoeven te houden. Toch is dat erg onverstandig om te doen. Uiteindelijk zijn zij het die bepalen of jouw project een succes is of niet. Mijn advies: zet de gebruiker op de eerste plaats.
Bij de term gebruikers denken veel mensen snel aan ‘de werkvloer’, bijvoorbeeld de kantoormedewerkers op een personeels- of financiënafdeling, of de mensen in de buitendienst. Maar dat is zeker niet altijd het geval. Ga je een nieuw HRM-pakket implementeren? Dan heb je inderdaad te maken met eindgebruikers (om er maar een term aan te geven), maar ook de functioneel beheer, applicatiebeheerder en systeembeheerder zijn gebruiker. Elk vanuit hun eigen perspectief, met eigen eisen en wensen. Breng dus altijd alle gebruikersgroepen in kaart, en zorg dat je ze vanaf de start in jouw project betrekt.
Niets is zo vervelend als in een project aangehaakt worden als beslissingen die ook jou aangaan al gemaakt zijn. Iemand die dat overkomt voelt zich al vrij snel gepasseerd, en al helemaal niet uitgenodigd om verdere input te leveren: er wordt toch niet geluisterd. Dit is te voorkomen door in ieder geval bij de kick-off van jouw project alle spelers die je in dit project nodig gaat hebben uit te nodigen. Vertel ze wat je gaat doen, en wanneer je wie waarbij gaat uitnodigen. Wil iemand niet aansluiten bij een overleg? Afhankelijk van de situatie hoeft dit helemaal geen probleem te zijn, jij hebt ze ten slotte gevraagd. Zorg er in ieder geval voor dat de juiste mensen de juiste informatie krijgen en bepaal per overleg wie er sowieso bij moeten zijn.
Op sommige momenten zal je IT-ers en eindgebruikers met minder kennis van IT bij elkaar aan tafel hebben. Het zal regelmatig gebeuren dat zijn langs elkaar heen praten, puur omdat er andere bewoordingen worden gebruikt, maar vaak voor hetzelfde. Een uitspraak als “er ligt een gigabit verbinding naar de werkplekken” zal misschien niet zo snel begrepen worden als “de applicatie zal snel werken”, hoewel dat er in sommige gevallen wel mee bedoeld wordt. Zorg daarom dat er altijd iemand aan tafel zit die de vertaling kan maken tussen de verschillende gebruikers. Zo voorkom je onbegrip en daarmee frustratie. En weet je wat? Dat doet wonderen voor jouw project!